Amazon WorkDocs

解決する課題

WorkDocs が解決していたのは、業務ファイルの分散、版の混在、所有者不明、無秩序な社外共有でした。現在は後継の共同編集基盤を選び、同じ統制を移行先で再構築する必要があります。

• ファイルをクラウドへ集約し、複数のクライアントから同じデータへアクセスする機能を提供していた
• バージョン履歴、所有者、共有権限、コメントをファイル本体とは別のメタデータとして管理していた
• 移行後は、これらの統制を移行先で再設計し、退避したファイルとの対応を検証する必要がある

主要概念と用語

• サイト: WorkDocsで組織ごとに使われていた管理単位。移行台帳ではサイト別に退避物を分ける
• 所有者: 移行ツールのZIPは所有者ごとに生成され、共有されたファイルは所有者側のZIPに入る
• バージョン: 複数版は版作成時刻を付けた別ファイルとしてエクスポートされる
• 権限・コメント・注釈: 移行ツールではファイル本体ではなくCSVなどの別ファイルに出力され、移行先へ自動継承されない
• 退避先S3バケット: WorkDocsサイトと同じアカウント・リージョンに置き、パブリックアクセスを遮断していた移行ツールの出力先
• 移行台帳: サイト、所有者、ファイル、版、権限、コメント、移行先ID、検証結果を対応付ける組織側の記録

仕様・制限・クォータ

• 移行ツールは利用者ごとにZIPを作り、1つのZIPは最大50GB。50GBを超える利用者データは複数ZIPに分かれる
• 50GBを超える単一ファイルはエクスポートされず、skippedFiles.csv に記録されるため別経路で回収する
• 同じサイトで同時に移行は実行できず、成功した移行はサイトごとに24時間に1回までだった
• 空フォルダはエクスポートされず、移行開始後に作成・変更されたデータが含まれる保証もない
• 所有者、権限、コメント、注釈は移行先へ自動再現されないため、出力された対応ファイルを使って組織側で再設定する

内部の仕組み

横にスクロール

移行時の実体は、利用者ごとのZIPと、権限・コメント・注釈などを記録した対応ファイルです。提供終了後はWorkDocsへ再接続する手順ではなく、保全済みのS3退避物と移行台帳を正として扱います。

• ZIPを改変不可の退避領域へ保全し、件数・容量・ハッシュと skippedFiles.csv を記録する
• ZIP内のファイルと版を移行先へ取り込み、旧所有者から後継所有者への対応を適用する
• 権限・コメント・注釈は別出力を読み、移行先が持つ権限モデルへ変換する
• 移行先の監査出力と台帳を突き合わせ、欠落・権限拡大・孤立データがないことを確認する

設計パターン / ベストプラクティス

• 退避物を原本化: ZIP、対応ファイル、移行履歴を保存時暗号化・版管理・保持ロックの対象にする
• 所有者を先に解決: 退職者や無効アカウントのデータに後継所有者を割り当ててから取り込む
• 権限を変換して検証: WorkDocsの権限名を機械的にコピーせず、移行先の権限モデルと共有規則へ明示的に対応付ける
• 差分を許容しない: 件数だけでなく容量、ハッシュ、版、権限、コメント、失敗一覧を検証する
• 旧データの廃棄を遅らせる: 受入判定と保持要件を満たすまで退避物を削除しない

運用・監視

• 退避先S3の CloudTrailデータイベント、アクセスログ、オブジェクトの暗号化・保持設定を監視する
• skippedFiles.csv、移行エラー、欠落した空フォルダ、移行開始後の変更分を未解決一覧として管理する
• 移行先で件数・容量・ハッシュ・版・所有者・権限を定期的に再照合し、結果を監査証跡として残す
• 退避物へのアクセスは移行担当者に限定し、移行完了後は読み取り専用の監査経路だけを残す

コスト

WorkDocs自体の利用料金ではなく、退避先S3、監査ログ、取り込み処理、移行先ライセンス、二重保持期間の費用を管理します。保存クラスを下げる前に、取り込み直しや監査で必要な復元時間を確認します。

セキュリティ

• 退避先S3はパブリックアクセスを遮断し、バケットポリシーとIAMを移行担当者・監査担当者へ限定する
• 保存時暗号化とTLSを有効にし、KMSを使う場合は鍵の無効化・削除予定も保持期間と合わせる
• ZIP、権限表、コメント、注釈には機密情報が含まれるため、ファイル本体と同じ分類・保持・廃棄規則を適用する
• 移行先の共有リンクや既定権限がWorkDocs時代より広がっていないことを受入検証する

関連サービス・比較

退避先の Amazon S3 は汎用オブジェクトストレージであり、WorkDocsが提供していた共同編集や人向けの権限モデルを代替しません。S3へのエクスポートは保全であり、共同編集基盤への移行完了ではありません。

移行後の確認例

# 退避先のオブジェクト件数と容量を記録
aws s3 ls s3://workdocs-archive/ --recursive --summarize

# 改変検知を含む台帳を保存
aws s3api list-object-versions --bucket workdocs-archive

この確認だけでは所有者や共有権限を保証できません。移行時に作成した対応表と、移行先の監査出力を突き合わせます。